職種別活用
議事録をAIで要約するやり方｜文字起こしからコピペプロンプトで下書きを作る手順
結論
議事録のAI要約は、特別なツールがなくても「メモや文字起こしをAIに貼って要約させる→人が確認して配布する」という手順で今日から始められます。Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなど主要な会議アプリには、会議中の発言を自動でテキスト化して要約する内蔵AI機能もありますが、いずれも有料プランやホスト・管理者の設定が前提です。どちらの方法でも、社外秘の発言をAIに読み込ませていいかの判断が最初の関門になります。
議事録AI要約の2つのやり方
| やり方 | 必要なもの | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 汎用AI（ChatGPT・Claude・Geminiなど）に貼る | メモまたは文字起こしのテキスト（無料プランでも可） | 特別な会議アプリを使っていない・スポットの会議 |
| 会議アプリの内蔵AI要約機能 | 対応プランのライセンス・ホストによる有効化 | 普段からその会議アプリを契約している職場 |
やり方1：メモや文字起こしを汎用AIに貼って要約させる
会議中に取った箇条書きメモや、会議アプリの文字起こし機能で出力したテキストがあれば、それをそのままチャットAIに貼って要約を依頼できます。ポイントは、出力形式を「決定事項」「ToDo」「保留事項」のように指定することです。指定しないと、AIが長い文章でだらだらと要約してしまい、かえって読みにくくなることがあります。
役割: あなたは会議の議事録をわかりやすく要約する担当者です。
目的: 参加していない人にも要点が伝わる、簡潔な議事録を作りたい。
材料: 以下は会議の文字起こしまたはメモです（社外秘のため、取引先名や個人が特定される情報は勤務先のルールに従い伏せてください）：〔ここに貼り付け〕
形式: 「決定事項」「ToDo（担当者と期限つき）」「保留事項」の3つの見出しに分けて、箇条書きで出力してください。出てきた要約はそのまま配布せず、決定事項の内容や担当者名に誤りがないか、必ず自分の目で確認してから使ってください。AIは会議で出ていない内容を補って書いてしまうことがあります。
やり方2：会議アプリの内蔵AI要約機能を使う
普段からWeb会議アプリを契約している職場では、アプリ内蔵のAI要約機能を使う方法もあります。ただし、いずれも無料では使えず、契約プランやホストの操作が前提になる点は共通しています（2026年7月時点。詳細は変更されることがあるため最新情報は各社公式ページで確認してください）。
- Zoom AI Companion（Meeting Summary）：Zoom Workplace Pro以上の有料プランを契約したホストが、会議中にその場で機能を有効にする必要があります。要約は複数の言語に対応していますが、参加者の話す言語が割れている場合は多数派の言語（同数ならホストの言語）で生成されます。
- Microsoft TeamsのIntelligent Recap：Teams Premiumというアドオンライセンス、またはMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。AI要約や発言者ごとの要点整理が使えますが、閲覧できるのはその会議に招待されていた組織内のメンバーに限られ、録画リンクを持っているだけの人には見せられません。
- Google MeetのGeminiによる「メモを取る」機能：Google AI Pro／Ultraプラン、または対象のGoogle Workspaceプランが必要です。対応言語は英語・フランス語・ドイツ語・イタリア語・日本語・韓国語・ポルトガル語・スペイン語の8言語（1回の会議で使えるのは1言語）で、日本語の会議にも対応しています。生成されたメモは開催者のGoogleドライブに保存され、利用中は参加者の画面にも「メモを取っています」という通知（鉛筆アイコン）が表示されます。
どの機能も「対応プランを契約しているか」「ホストや管理者の設定」によって使えるかどうかが決まるため、まずは自分の会社が契約しているプランを確認するのが最初の一歩です。
注意：AIに読み込ませていい発言か
議事録には、取引先名・金額・人事に関する発言など、社外に出せない情報が含まれることがよくあります。社外のAIサービスにどこまで入力していいかは、勤務先の情報取り扱いルールが最優先です。ルールが明確でない場合も、取引先が特定できる固有名詞や個人情報は入れないのが安全な下限になります。判断に迷う場合の考え方は社内情報をAIに入力していいか迷ったらで詳しく解説しています。
また、会議アプリの自動文字起こし・要約機能を使う場合は、社内向けの定例会議であっても、参加者に「AI機能を使って記録している」ことを一言伝えておくと安心です。特に社外の取引先が同席する会議では、録音・自動要約の可否を事前に確認しておくことをおすすめします。
よくある質問
Q. 録音していない口頭メモだけでも要約できますか？ A. できます。汎用AIに要約させる場合、必要なのは録音データではなくテキストです。会議中や会議後に取った箇条書きメモをそのまま貼り付けるだけで、決定事項やToDoに整理させることができます。
Q. 社外との商談やクライアントとの打ち合わせの議事録もAIに読み込ませていいですか？ A. まず勤務先のルールと、取引先との契約条件（守秘義務など）が最優先です。ルールが明確でない場合も、取引先名や個別の金額など相手を特定できる情報は入れないでください。判断に迷う場合は社内情報をAIに入力していいか迷ったらを参照してください。
Q. 汎用AIに貼る方法と、会議アプリの内蔵要約機能、どちらを使えばいいですか？ A. 優劣ではなく契約状況で選ぶのが実務的です。会議アプリの対応プランを契約していてホストが機能を有効にできるなら、文字起こしから要約までが自動化される内蔵機能が手間を省けます。契約していない場合や単発の会議では、メモやその場の文字起こしを汎用AIに貼る方法なら追加のプランなしで今日から試せます。
議事録以外の職種別タスクは、経理担当者のためのAI活用ガイド・営業担当者のためのAI活用ガイド・人事担当者のためのAI活用ガイドも参考にしてください。プロンプトの基本的な型はプロンプトの基本、AI活用そのものが初めての方は仕事でのAI活用の始め方から確認できます。
Sources
FAQ
- 録音していない口頭メモだけでも要約できますか？
- できます。汎用AIに要約させる場合、必要なのは録音データではなくテキストです。会議中や会議後に取った箇条書きメモをそのまま貼り付けるだけで、決定事項やToDoに整理させることができます。
- 社外との商談やクライアントとの打ち合わせの議事録もAIに読み込ませていいですか？
- まず勤務先のルールと、取引先との契約条件（守秘義務など）が最優先です。ルールが明確でない場合も、取引先名や個別の金額など相手を特定できる情報は入れないのが安全な下限です。
- 汎用AIに貼る方法と、会議アプリの内蔵要約機能、どちらを使えばいいですか？
- 優劣ではなく契約状況で選ぶのが実務的です。会議アプリの対応プランを契約していてホストが機能を有効にできるなら、文字起こしから要約までが自動化される内蔵機能が手間を省けます。契約していない場合や単発の会議では、メモやその場の文字起こしを汎用AIに貼る方法なら追加のプランなしで今日から試せます。
本記事は情報提供のみを目的とし、導入・契約・法務に関する助言ではありません。AIツールの料金・機能・規約は頻繁に変わるため、行動前に必ず記事内の公式リンクでご確認ください。社内情報・個人情報の取り扱いは、常に勤務先のルールを優先してください。
